Falen in de voorbereiding, is de voorbereiding van falen in het eindresultaat...
Dat er op dit moment veel organisaties 'struggelen' met het vinden van de juiste mensen is een feit. En dat er over dit thema al veel wordt gepubliceerd ook. Maar wat kun je als organisatie nu zelf écht concreet doen in het proces om (complexe en/of lang openstaande) vacatures goed in te vullen? Waar kun je invloed uitoefenen op het proces en hoe doe je dat dan? In dit artikel geven we 6 tips. Misschien kun jij er als HR-manager, Recruiter of andere belanghebbende ook je voordeel mee doen?!
Tip 1 Elke vacature is anders én dus ook het proces
Bij elke vacature is het belangrijk om, vóórdat je begint, vast te leggen in een plan van aanpak welke stappen in het proces nu écht van toegevoegde waarde zijn (dan weet je natuurlijk direct welke ook niet). Elke vacature is anders en dus ook ieder proces. Stap niet in de valkuil 'we doen het altijd zo'. Nodig een potentiële kandidaat bijvoorbeeld eerst eens uit voor een 'koffiegesprek'. Om echt goed kennis met elkaar te maken, om jouw organisatie te introduceren en vooral ook om goed te luisteren. Voordat je de daadwerkelijke 'beladen' sollicitatieprocedure opstart. Dan kun je ook direct checken of er wel echt een goede basis ligt om verder te praten. Is die er? Pas daarna ga je echt de procedure in. Tevens verlaag je met deze aanpak de drempel voor een kandidaat om in gesprek te gaan. Van een kop koffie is nog nooit iemand stommer geworden, toch ;-)?!
Tip 2 Welke mensen uit de organisatie heb ik wanneer nodig?
Daarnaast is het van belang dat je, ook vóóraf, intern goed afstemt welke mensen je bij welke stap in het proces gaat betrekken. Dit verschilt ook per vacature en ook flexibiliteit is hierbij van belang. Als je bijvoorbeeld merkt dat het van toegevoegde waarde kan zijn om iemand bij het proces te betrekken die inhoudelijk nog beter aansluit op de openstaande vacature. Het gebeurt nog vaak dat een HR-manager of Recruiter een eerste gesprek alleen met een kandidaat voert. Dit is 'not done' als je een complexe vacature wil invullen. Zeker als die al geruime tijd openstaat.
Bijvoorbeeld: Als je iemand zoekt voor een technische functie, dan kun je je afvragen of deze persoon het eerste gesprek met jou als HR-manager of Recruiter wil voeren. Onze ervaring is dat mensen graag direct aan tafel zitten met mensen met dezelfde bloedgroep. Steek je het eerste gesprek op deze manier in, dan verlaag je de drempel om een eerste gesprek aan te gaan.
Tip 3 Verwachtingsmanagement per vacature
Belangrijk is ook dat de Hiring-manager* achter je plan van aanpak staat en dat je haar/zijn commitment hebt vanaf de start. Bespreek duidelijk wat haar/zijn rol in het proces is en welke inspanningen je van haar/hem verwacht. Regelmatig hebben we trajecten waar kandidaten eerst met de Hiring-manager telefonisch contact willen hebben om te bepalen of ze wel/niet op gesprek willen komen. De Hiring-manager moet zich ervan bewust zijn dat het invullen van complexe vacatures een gezamenlijke inspanning is. Ook als je met een extern werving- & selectiebureau samenwerkt.
Daarnaast is het belangrijk richting potentiële kandidaten dat ze weten welke rol jij als HR-manager of Recruiter in het proces hebt. Soms ben je meer op de voorgrond en soms ben je meer de regisseur die iedereen bij elkaar brengt. Dit proces is vaak afhankelijk van de Hiring-manager waarmee je het proces doorloopt. De één vraagt van jou een actievere rol in het proces dan de ander.
Tip 4 Verdiep je met elkaar, naast 'harde', ook in de 'zachte' online zoekcriteria
Je kunt alleen maar de juiste vragen stellen, als je je ook écht hebt verdiept in de vacature. Stel daarom tijdens de intake met de Hiring-manager, naast de 'standaard' vragen (zoals hoe een vacature is ontstaan, welke uitdagingen er zijn en wat de functie precies inhoud), ook 'zachte' vragen. Bijvoorbeeld hoe je competenties kunt vertalen naar online zoekcriteria om geschikte kandidaten te traceren. En waar de doelgroep online actief is. Op welke platformen bevinden ze zich? Als je goed bent voorbereid, kun je samen met de Hiring-manager op een constructieve manier sparren over het zoekprofiel. Dit schept de juiste kaders. Daarnaast geeft het de Hiring-manager ook een stukje vertrouwen dat jij de juiste persoon bent om deze vacature samen met hem in te vullen.
Tip 5 Online footprint kandidaten
Op basis van de intake met de Hiring-manager breng je de potentiele kandidaten uit de markt in kaart. Probeer van elke kandidaat zoveel mogelijk informatie te vinden waarom hij/zij zou passen bij de functie. Dit kunnen online publicaties zijn, maar ook certificeringen of bijvoorbeeld presentaties die de kandidaat heeft gegeven. Maak als het ware een online footprint van het profiel van de kandidaat als een bevestiging waarom zij/hij goed zou passen. Bepaal vervolgens samen met de Hiring-manager welke personen je gaat benaderen en bespreek de motivatie waarom.
Tip 6 Mensgericht én kwalitatief benaderen
De motivatie uit tip 5 van de Hiring-manager kun je weer gebruiken in de persoonlijke benadering richting de kandidaat. Zodat het emailbericht wat je stuurt ook echt persoonsgebonden is. Hierdoor krijg je een hoge 'respons rate'. Ook vaak van de mensen die geen interesse hebben. Het feit dat ze de moeite nemen om te reageren geeft over het algemeen aan dat je een goed bericht hebt gestuurd. Daarnaast is het ook belangrijk dat er een bepaalde trigger zit in het bericht om iemand nieuwsgierig te maken. Dit kan bijvoorbeeld een project of een inhoudelijke uitdaging zijn. En uiteraard is bellen n.a.v. het gestuurde bericht natuurlijk ook altijd een goede persoonlijke benadering waarop je mensen in de goede versnelling kunt krijgen om op gesprek te komen.
* Degene in de organisatie die een vacature op zijn/haar afdeling heeft openstaan.
Heb je geen tijd om het werving- en selectieproces in de voorbereiding grondig aan te pakken? Wij lusten koffie en komen graag een keer langs om samen sparren :-) ! Contact
Dat er op dit moment veel organisaties 'struggelen' met het vinden van de juiste mensen is een feit. En dat er over dit thema al veel wordt gepubliceerd ook. Maar wat kun je als organisatie nu zelf écht concreet doen in het proces om (complexe en/of lang openstaande) vacatures goed in te vullen? Waar kun je invloed uitoefenen op het proces en hoe doe je dat dan? In dit artikel geven we 6 tips. Misschien kun jij er als HR-manager, Recruiter of andere belanghebbende ook je voordeel mee doen?!
Tip 1 Elke vacature is anders én dus ook het proces
Bij elke vacature is het belangrijk om, vóórdat je begint, vast te leggen in een plan van aanpak welke stappen in het proces nu écht van toegevoegde waarde zijn (dan weet je natuurlijk direct welke ook niet). Elke vacature is anders en dus ook ieder proces. Stap niet in de valkuil 'we doen het altijd zo'. Nodig een potentiële kandidaat bijvoorbeeld eerst eens uit voor een 'koffiegesprek'. Om echt goed kennis met elkaar te maken, om jouw organisatie te introduceren en vooral ook om goed te luisteren. Voordat je de daadwerkelijke 'beladen' sollicitatieprocedure opstart. Dan kun je ook direct checken of er wel echt een goede basis ligt om verder te praten. Is die er? Pas daarna ga je echt de procedure in. Tevens verlaag je met deze aanpak de drempel voor een kandidaat om in gesprek te gaan. Van een kop koffie is nog nooit iemand stommer geworden, toch ;-)?!
Tip 2 Welke mensen uit de organisatie heb ik wanneer nodig?
Daarnaast is het van belang dat je, ook vóóraf, intern goed afstemt welke mensen je bij welke stap in het proces gaat betrekken. Dit verschilt ook per vacature en ook flexibiliteit is hierbij van belang. Als je bijvoorbeeld merkt dat het van toegevoegde waarde kan zijn om iemand bij het proces te betrekken die inhoudelijk nog beter aansluit op de openstaande vacature. Het gebeurt nog vaak dat een HR-manager of Recruiter een eerste gesprek alleen met een kandidaat voert. Dit is 'not done' als je een complexe vacature wil invullen. Zeker als die al geruime tijd openstaat.
Bijvoorbeeld: Als je iemand zoekt voor een technische functie, dan kun je je afvragen of deze persoon het eerste gesprek met jou als HR-manager of Recruiter wil voeren. Onze ervaring is dat mensen graag direct aan tafel zitten met mensen met dezelfde bloedgroep. Steek je het eerste gesprek op deze manier in, dan verlaag je de drempel om een eerste gesprek aan te gaan.
Tip 3 Verwachtingsmanagement per vacature
Belangrijk is ook dat de Hiring-manager* achter je plan van aanpak staat en dat je haar/zijn commitment hebt vanaf de start. Bespreek duidelijk wat haar/zijn rol in het proces is en welke inspanningen je van haar/hem verwacht. Regelmatig hebben we trajecten waar kandidaten eerst met de Hiring-manager telefonisch contact willen hebben om te bepalen of ze wel/niet op gesprek willen komen. De Hiring-manager moet zich ervan bewust zijn dat het invullen van complexe vacatures een gezamenlijke inspanning is. Ook als je met een extern werving- & selectiebureau samenwerkt.
Daarnaast is het belangrijk richting potentiële kandidaten dat ze weten welke rol jij als HR-manager of Recruiter in het proces hebt. Soms ben je meer op de voorgrond en soms ben je meer de regisseur die iedereen bij elkaar brengt. Dit proces is vaak afhankelijk van de Hiring-manager waarmee je het proces doorloopt. De één vraagt van jou een actievere rol in het proces dan de ander.
Tip 4 Verdiep je met elkaar, naast 'harde', ook in de 'zachte' online zoekcriteria
Je kunt alleen maar de juiste vragen stellen, als je je ook écht hebt verdiept in de vacature. Stel daarom tijdens de intake met de Hiring-manager, naast de 'standaard' vragen (zoals hoe een vacature is ontstaan, welke uitdagingen er zijn en wat de functie precies inhoud), ook 'zachte' vragen. Bijvoorbeeld hoe je competenties kunt vertalen naar online zoekcriteria om geschikte kandidaten te traceren. En waar de doelgroep online actief is. Op welke platformen bevinden ze zich? Als je goed bent voorbereid, kun je samen met de Hiring-manager op een constructieve manier sparren over het zoekprofiel. Dit schept de juiste kaders. Daarnaast geeft het de Hiring-manager ook een stukje vertrouwen dat jij de juiste persoon bent om deze vacature samen met hem in te vullen.
Tip 5 Online footprint kandidaten
Op basis van de intake met de Hiring-manager breng je de potentiele kandidaten uit de markt in kaart. Probeer van elke kandidaat zoveel mogelijk informatie te vinden waarom hij/zij zou passen bij de functie. Dit kunnen online publicaties zijn, maar ook certificeringen of bijvoorbeeld presentaties die de kandidaat heeft gegeven. Maak als het ware een online footprint van het profiel van de kandidaat als een bevestiging waarom zij/hij goed zou passen. Bepaal vervolgens samen met de Hiring-manager welke personen je gaat benaderen en bespreek de motivatie waarom.
Tip 6 Mensgericht én kwalitatief benaderen
De motivatie uit tip 5 van de Hiring-manager kun je weer gebruiken in de persoonlijke benadering richting de kandidaat. Zodat het emailbericht wat je stuurt ook echt persoonsgebonden is. Hierdoor krijg je een hoge 'respons rate'. Ook vaak van de mensen die geen interesse hebben. Het feit dat ze de moeite nemen om te reageren geeft over het algemeen aan dat je een goed bericht hebt gestuurd. Daarnaast is het ook belangrijk dat er een bepaalde trigger zit in het bericht om iemand nieuwsgierig te maken. Dit kan bijvoorbeeld een project of een inhoudelijke uitdaging zijn. En uiteraard is bellen n.a.v. het gestuurde bericht natuurlijk ook altijd een goede persoonlijke benadering waarop je mensen in de goede versnelling kunt krijgen om op gesprek te komen.
* Degene in de organisatie die een vacature op zijn/haar afdeling heeft openstaan.
Heb je geen tijd om het werving- en selectieproces in de voorbereiding grondig aan te pakken? Wij lusten koffie en komen graag een keer langs om samen sparren :-) ! Contact
